¿Cómo organizamos nuestros archivos?
Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se relacionan con el poco personal existente, la escasa capacitación del mismo, locales inadecuados, deficiencia logística, abultada documentación y un flujo insuficiente de documentos.
Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, optaremos por seguir los siguientes pasos:
- Empezaremos por revisar el organigrama de la institución, lo cual nos permitirá conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta dirección, órganos de línea, órganos de asesoramiento, órganos de apoyo, etc.; así como gerencias, sub-gerencias, jefaturas, etc.
- Debemos informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de creación, antigüedad de las dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc.)
- Revisaremos los documentos de gestión institucional (directivas internas.)
- Respetando el origen y la forma cómo han sido dispuestos originalmente los documentos.
Es importante elaborar un diagnóstico situacional que nos permita conocer la realidad de nuestro archivo, previa evaluación de las condiciones de infraestructura, volumen y características de la documentación y personal, etc.
Finalmente, por Ley, es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación permanente, de acuerdo a su ciclo vital.
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