Turismo Sostenible

Definición de Turismo Sostenible

Aquellas actividades turísticas respetuosas con el medio natural, cultural y social, y con los valores de una comunidad, que permite disfrutar de un positivo intercambio de experiencias entre residentes y visitantes, donde la relación entre el turista y la comunidad es justa y los beneficios de la actividad es repartida de forma equitativa, y donde los visitantes tienen una actitud verdaderamente participativa en su experiencia de viaje.

En el fondo no es más que una aplicación inteligente del principio de Desarrollo Sostenible:

"El desarrollo que satisface las necesidades de la generación presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades"

Se define también como "la actividad económica productora de bienes y servicios que, respetando los limites físicos del espacio en que se desarrolla y los psíquicos de los habitantes y demás actores, son destinados a quienes deciden desplazarse temporal y voluntariamente fuera del lugar de residencia habitual sin incorporarse al mercado de trabajo del lugar de destino, con motivo o no de recreación. Capece, G. 1997)"

10 recomendaciones para un turismo sostenible

Esta iniciativa nace impulsada por el Ministerio de Medio Ambiente, la Fundación Biodiversidad e Iberia y tiene por objeto la sensibilización y la concienciación de los ciudadanos, promoviendo conductas responsables y buenas prácticas ambientales durante las vacaciones de verano.

Iberia ha colocado un folleto divulgativo en los bolsillos de los asientos de los aviones durante el periodo estival de 2006. Esas piezas contienen un decálogo sobre turismo sostenible con consejos prácticos para que los turistas se conciencien de lo que deben o no hacer en sus destinos y por qué sus acciones pueden poner en peligro la riqueza biológica del lugar que se visita. Las "Diez recomendaciones para un turismo sostenible" son:

1. Al planificar su viaje, elija aquellos proveedores que le ofrezcan garantías de calidad y de respeto a los derechos humanos y al medio ambiente.
2. Utilice los recursos naturales, como el agua y la energía, con moderación. Recuerde que son bienes escasos.
3. Trate de minimizar la generación de residuos. Son una fuente de contaminación.
4. Cuando tenga que deshacerse de un residuo, hágalo de la manera más limpia que le facilite su lugar de destino.
5. En un espacio natural procure que la única huella que deje atrás sea la de su calzado.
6. Si visita ecosistemas sensibles, como arrecifes de coral o selvas, infórmese de cómo hacerlo para causar el menor impacto posible y no degradarlos.
7. Al comprar regalos y recuerdos busque productos que sean expresión de la cultura local. Favorecerá la economía de los pueblos que le acogen y la diversidad cultural.
8. No adquiera flora y fauna protegida por el Convenio de Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres (CITES), ni productos derivados de dichas especies. Es un delito y contribuye a su extinción.
9. En su destino disfrute conociendo la cultura, costumbres, gastronomía y tradiciones de las poblaciones locales. Respételas y acérquese a ellas, tienen mucho que contarle.
10. Trate de contribuir con su presencia al desarrollo de un turismo responsable y sostenible, construyendo con su viaje un planeta más saludable y solidario.

Siguiendo estas diez recomendaciones el turista contribuirá a conservar la riqueza biológica de la Tierra y a mejorar las oportunidades de desarrollo de muchas personas.

Lectura "¿Quien se ha llevado mi Queso?"

Había una vez dos ratoncitos y dos hombrecitos que vivían en un laberinto. Estos cuatro personajes dependían del queso para alimentarse y ser felices. Como habían encontrado una habitación repleta de Queso vivieron durante un tiempo muy contentos, pero un dìa el queso desapareció…………

Este cuento nos enseña que todo cambia, y que las fórmulas que sirvieron en su momento pueden quedarse obsoletas. Sus enseñanzas se aplican a todos los ámbitos de la vida. El “queso” del relato representa cualquier cosa que queramos alcanzar: la felicidad, el trabajo, dinero, amor y el “laberinto” es el mundo real, con zonas desconocidas y peligrosas, callejones sin salida y habitaciones llenas de queso.

Los planes mejor trazados de nuestras vidas a veces se truncan, por lo tanto debemos saber que nada es para siempre, cuando se pierde algo debemos tratar de buscar cosas nuevas, ver hacia un nuevo horizonte, aventurarnos.

Clasificación y Ordenación

Clasificación y ordenación de documentos

La clasificación y ordenación de documentos   es de vital importancia en la vida diaria de una empresa, ya que como sabemos un documento es un medio de prueba sobre las acciones de una institución.

Para lograr un funcionamiento eficaz estos documentos deben mantenerse organizados y clasificados, por lo que se han implementado  sistemas de clasificación y ordenación que permiten tener mayor accesibilidad.

Entre los diferentes sistemas no hay uno mejor que el otro, sino que se aplica el sistema que mejor se ajusta al tipo de documentos que se archiva.

La descripción de los documentos constituyen la operación que culmina un trabajo archivístico y coincide en su finalidad con los de los propios documentos: suministrar información.

El propósito del inventario es describir las unidades documentales y acceder a los documentos más relevantes para consulta específica. 


Por: Stefany Araúz

Derecho a la Información

Derecho a la información

¿Qué es?

Como todos los demás nos preguntamos que es el derecho a la información, bueno para que sepan esto es el derecho que tenemos todas las personas de cualquier.

¿Por qué?

Porque debemos saber que pasa en nuestro país y en todo el mundo, ya que necesitamos estar informados para no andar por otros lados perdidos, y estar actualizado, para cuando nos hacen una pregunta saber que responder.

Sabías que…

Existen una ley que reglamenta este derecho, el problema es que no la hacen valer en nuestro país y nosotros mismos no hacemos nada para reclamar ese derecho

Investiga

La ley 6 del 22 de mayo del 2002

En esta ley te duras de cuenta que nosotros no estamos siendo informado de nada y que se esta violando nuestro derecho de conocer la verdad y no una información falsa.

Reclamemos nuestro derecho nos merecemos la verdad.

Por: Lurdes Hernández.

Mobiliarios, Equipo y Materiales para Archivos

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Esta definición básica nos proporciona en estándar mínimo pero explicito que nos ayuda a una organización, algunas veces con resultados inesperados. La definición también identifica a organizaciones extremadamente complejas, una organización puede ser casual o sumamente compleja.

IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier a de sus ramas precisa en la comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial).

Permanencia. Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente

Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío.

¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN?

·         Una organización siempre incluye a personas

·         Estas personas están involucradas unas con otras en alguna forma, es decir, están interactuadas.

·         Estas interacciones siempre pueden ser ordinarias o descritas por medio de una clase de estructura.

·         Toda persona en la organización tiene objetivos personales, alguno de los cuales son la razón de sus acciones. Espera que su participación en la organización le ayude a alcanzar sus objetivos.

·         Estas interacciones también puede ayudar a alcanzar, objetivos mal comprendidos quizás distintos pero relacionados con sus objetivos personales.

·         Los miembros trabajan hacia estos objetivos organizacionales con el fin de alcanzar sus objetivos personales. Una organización es un proceso estructurado en el cual interactúan personas para alcanzar objetivos.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO

En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papales comercial, es decir, lo conocemos básicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización la creación y la responsabilidad final de estos. El manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo debe estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.

Veamos la terminología que se debe de utilizar específicamente en esta ciencia:

Ø  ARCHIVONOMIA. Ciencia en la que se aprende el arte de archivar

Ø  ARCHIVO. Sistema para organizar y ayudar los departamentos en forma ordenada y eficiente en un archivador.

Ø  SISTEMA. Conjunto de normas establecida para el funcionamiento adecuado de algo.

Ø  ARCHIVADOR. Mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos.

Ø  ARCHIVISTA. Persona que tiene a su cargo un archivo.

Ø  ARCHIVO. Sitio donde se custodia o guardan documentos.

Ø  GAVETA. Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma

Ø  un archivador.

Ø  MARBETE. Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.

Ø  GUÍA OGT. Indicador que contiene una gaveta con la letra del alfabeto.

Ø  SECUNDARIOS. Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Ø  LINEAL

Está forma de trabajo se caracteriza por que la toma se concentra en una sola persona, la cual toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica de mando.

Ø  FUNCIONAL

Cada operario pasa a reportar no solo a su jefe superior sino a varios, pero cada uno a su especialidad.

Ø  STAFF

Este es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta asesoría existen órganos de asesoría.

Función de estructura que cada órgano reparte a un solo y cada órgano.


Lurdes Hernández.

Galería Fotográfica

Equipo de Las Tortugas

Mensaje del Equipo

Asamblea en la Carpintería

Al igual que en la carpintería sucede en nuestro diario vivir, la mayoría de las personas sólo vemos lo negativo que hay en otras personas, pero no nos enfocamos en las cualidades que poseen y que en un momento dado serán necesarias para lograr un objetivo.

Marco Jurídico sobre Archivos e Información

Marco Jurídico sobre Archivos e Información

Se refiere a la parte legal que respalda la creación, manejo y todos los procesos archivísticos.

Concepto de norma: es una orden o un mandato emitido por una autoridad que obliga a un grupo de personas con ciertas características a observar determinada conducta.

Normas Jurídicas: Son de carácter obligatorio, han sido o creadas por un órgano reconocido por el Estado y cuyo incumplimiento trae como consecuencia la aplicación de la fuerza.

En esta clase de normas no importa la voluntad del sujeto, ya que es indiferente que esté de acuerdo o no en acatarlas, pues la característica esencial de las normas jurídicas es la obligatoriedad y la posibilidad que tiene la autoridad de hacerlas cumplir por medio de la fuerza.

Las Normas jurídicas según su función se clasifican en:

1.      Motivadora

2.      Protectora

3.      Preventiva

Normas archivísticas internacionales más usadas

v  Norma Internacional General de Descripción Archivística. ISAD (G):

v  Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. ISAAR (CPF):

v  ISO 15489

Archivística en América Latina

En la mayoría de los países de América Latina esta legislación tiene su origen en el período colonial.  Los primeros intentos y preocupación por legislar lo concerniente a las disposiciones de los archivos datan de esa época.  Situación que se va afianzando a partir de la emancipación y con la constitución de los estados nacionales.

Normas Vigentes que rigen los archivos públicos en Panamá

Archivo Nacional de Panamá

Ley 43 del 14 de diciembre de 1912:

Mediante esta ley se crean y organizan los archivos nacionales, centralizando en la capital todos los archivos de la nación, provincias y municipios; para ser conservados con mayor seguridad y metódicamente ordenados para su fácil consulta y estudio. En cuanto a la organización se haría en tres secciones: Histórica, Administrativa y de Justicia.

Decreto 150 del 8 de septiembre de 1924

En este decreto se establece que en la sección histórica deben guardarse todos los documentos, planos, etc., que sean recopilados del archivo de Indias en Sevilla, y que el director de los archivos nacionales podre expedir copias de estos documentos a quienes lo soliciten mediante el pago de la tarifa legalmente establecida.

Ley 62 del 19 de octubre de 1955

Mediante esta ley se crea el puesto de archivero consultor de la asamblea nacional. Quien deberá supervisar el funcionamiento de la biblioteca y el archivo de la cámara y resolver las consultas que acerca de documentos antiguos existentes le haga la dirección de biblioteca y archivo. Para desempeñar el cargo debe ser panameño de nacimiento observar buena conducta y haber desempeñado el cargo de bibliotecario de la asamblea nacional por un término no menor de 30 años de servicio continuado.

Ley 13 del 23 de enero de 1957

En esta se clasifican los archivos en 2 grupos: los archivos estatales y los no estatales. Dentro de los archivos estatales estarán: los archivos administrativos actuales de órganos del gobierno e instituciones autónomas, los archivos permanentes y los archivos históricos nacionales. En los archivos no estatales están: los archivos eclesiásticos, archivos de partidos políticos inscritos oficialmente, archivos de empresas privadas y archivos personales. Y se crea la oficina de documentación nacional anexa a los archivos nacionales para centralizar los catálogos de los archivos estatales y no estatales.

La Administración

Sabias que… 

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz.

En la administración documental es importante la calidad de sus archivos, pues estos son la expresión más clara y el más firme sustento de su actuación, facilitan la toma de decisiones de los funcionarios públicos ó privados, y resguardan la materia prima del acceso a la información pública.

¿Quieres saber porque son de gran importancia los Archivos?

Los archivos empiezan a ser considerados como unidades vitales que albergan la memoria de una institución, compuestos de documentos que sirven de herramienta al proceso de toma de decisiones y con una gran riqueza de información que sirve para registrar el accionar cotidiano de los funcionarios y probar o sustentar los derechos del público en general.

Sabias que desde tiempos pasados el hombre fue plasmando información en diferentes soportes y cada uno mantenía su conservación. 

Entre los que te podemos mencionar están:

Las Tabletas de Arcilla

Fueron Utilizadas en la antigüedad, tenía ventajas como su reducido costo y almacenamiento, conservación sin problemas.

Papiro

Se elaboraban con las plantas del mismo nombre, es característico de Egipto.

 Cuero

Sirve para registrar la información, se utiliza la piel del cordero. Se empleó durante la edad media. Utilizada en documentación religiosa, cantorales y misales.

Papel

Es el más habitual para registrar información, se utilizaba en China y fue con el intercambio entre oriente y occidente cuando se da a conocer y se empieza a utilizar masivamente.

                

Soportes Electrónicos

Presentan características revolucionarias, por su gran capacidad de almacenamiento y difusión.

	La Finalidad de los Archivos es de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Por: Chaydeth Mondul.

El Profesional del Archivo

Normas Éticas del Archivero

-      El archivero tiene ante sí la enorme responsabilidad de administrar y custodiar los documentos que son un valioso tesoro que la ciudadanía le ha confiado. Debe tener siempre presente que la información pertenece a la ciudadanía y debe estar siempre al servicio de ella en las mejores condiciones posibles.

-      Los documentos deben ser manejados con sumo cuidado porque de lo contrario se deteriorarían y finalmente acabarían perdiéndose irremediablemente. Por eso, cuando ocurre un robo de piezas documentales, o un desglose de legajos, o cuando se exponen los documentos ante la humedad, la insolación, o cuando se les expone ante los destructores bióticos (bacterias, hongos, insectos y roedores) se consuma una pérdida irreparable.

-      Todos los actos realizados por los archiveros están sujetos a reglamentos y normas legales, por lo que nadie puede obligarlos a ir en contra de la Ley, es decir, a ocultar, desaparecer o, sin escrúpulos, vender documentos bajo su custodia.

-       El archivero debe procurar constantemente la formación de una conciencia archivística en el público, a fin de que éste interprete cabalmente la función de los archivos y el papel de los propios archiveros.


Juan Valiente, http://www.mailxmail.com

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Resulta necesario que en cada institución se constituya un Sistema Institucional de Archivos, tal como estamos proponiendo en nuestro caso: el Órgano de Administración de Archivos, el mismo que está integrado por los Archivos de Gestión, los Archivos Periféricos (cuando éstos existan) y por el Archivo Central. Precisamente, este último será el que conduzca las labores archivísticas con el desarrollo de un trabajo normativo a nivel institucional.

Los objetivos de esta etapa implican:

-      Determinar los principios de unidad, racionalidad y eficiencia de la administración de archivos.

-      Brindar servicios de información al Estado, a la ciudadanía y a la investigación.

NIVELES DE ARCHIVO

El ARCHIVO DE GESTIÓN, es comúnmente conocido como el “archivo de oficina”y está bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidad administrativa de una institución. Este archivo está formado por la documentación producida recientemente, es decir, la que se está aún tramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa.

El ARCHIVO CENTRAL, también es denominado “archivo administrativo” y es el que está conformado por la documentación proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institución. Este archivo centraliza la documentación que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo aún no ha prescrito y todavía podría ser objeto de consultas por parte de la propia administración o de los ciudadanos. El Archivo Central suele ubicarse físicamente en los locales del archivo y está bajo la responsabilidad del Archivero de la Institución.

El ARCHIVO PERIFÉRICO, se constituye opcionalmente como producto de la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas de una institución que así lo requiera. (En nuestro caso, estamos proponiendo “archivos periféricos” para reforzar el trabajo de GDUR y GAF, entre otros, por su misma complejidad).

El ARCHIVO HISTÓRICO, está encargado de concentrar, custodiar y/o conservar documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo y cuentan con más de treinta años de originados. Sus principales fines son la investigación y la difusión cultural.

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-series documentales.

-       Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.

-       Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.

-       Signar documentos: Es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.

SELECCIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:

a) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y la conservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

b) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración. Al respecto, se debe tomar en cuenta el axioma que dice: “siempre será mejor preservar que restaurar”.

Existe un conjunto de factores que constantemente ponen en riesgo la integridad física de nuestros documentos. Estos son: el factor climatológico, contaminación ambiental, contaminación biológica, siniestros, almacenamiento y manejo inadecuado de los documentos, etc. Por ello es recomendable observar las siguientes recomendaciones respecto a:

a) El local de archivos

El local deberá estar ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un siniestro y también lugares excesivamente húmedos. Preferentemente se debe decidir por locales construidos con material noble, evitándose el revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones, alfombras, etc.)

El local de archivo debe tener básicamente tres ambientes: área de trabajo técnico y administrativo, depósitos y área de atención al usuario (oficina).

Es fundamental tener en cuenta que las instalaciones eléctricas y sanitarias deberán conservarse en perfecto estado y el mobiliario archivístico (estantes, archivadores verticales, mapotecas, etc.) deben ser preferentemente de metal.

b) El control de los Factores Externos

Se debe tener especial cuidado en limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación, así como ventilar por medios naturales o mecánicos, sobre la base de la utilización racional de puertas y ventanas, con el empleo de máquinas (ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.)

Nos debemos preocupar por prevenir la incidencia de la contaminación ambiental. En este caso, se recomienda fumigar el local sólo en casos de extrema infestación biológica. Asimismo, se debe evitar la incidencia directa de la luz natural o artificial sobre los documentos. Sólo se expondrán los documentos durante el tiempo necesario y evitar la oscuridad completa en los depósitos.       

c) El manejo de los documentos

Se recomienda encarecidamente NO USAR cintas adhesivas y evitar el uso excesivo de elementos metálicos (grapas, clips, etc.). Los documentos deben ser protegidos en unidades de instalación (cajas, folders o cualquier otro elemento similar). En cuanto sea posible, se debe evitar el empleo y uso y de productos químicos (insecticidas, bactericidas, fungicidas, etc.) y menos rociar directamente sobre los documentos.

Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos, bacterias, etc.) deberán separarse de la documentación en buen estado y restringir su servicio. Se debe evitar cualquier tipo de restauración empírica.

d) Medidas de Seguridad

* Restringir el ingreso a los depósitos a personas no autorizadas. Se deberán adoptar las medidas convenientes para evitar la sustracción de documentos.

* No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier otro lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios eléctricos y cerrar la llave general del agua al término de de la jornada laboral y revisarlos periódicamente.

* No mantener en el Archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo, cera, etc.). Disponer de extintores de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.




Juan Valiente, http://www.mailxmail.com

Organización del Archivo

¿Cómo organizamos nuestros archivos?

Muy a menudo y en todas partes, los archivos presentan inconvenientes que se relacionan con el poco personal existente, la escasa capacitación del mismo, locales inadecuados, deficiencia logística, abultada documentación y un flujo insuficiente de documentos.

Si nos hacemos cargo de un archivo que se encuentra desorganizado, optaremos por seguir los siguientes pasos:

- Empezaremos por revisar el organigrama de la institución, lo cual nos permitirá conocer sus divisiones o secciones internas particulares: alta dirección, órganos de línea, órganos de asesoramiento, órganos de apoyo, etc.; así como gerencias, sub-gerencias, jefaturas, etc.

- Debemos informarnos acerca de la historia de la Municipalidad (fecha de creación, antigüedad de las dependencias, variaciones en las funciones institucionales, etc.)

- Revisaremos los documentos de gestión institucional (directivas internas.)

- Respetando el origen y la forma cómo han sido dispuestos originalmente los documentos.

Es importante elaborar un diagnóstico situacional que nos permita conocer la realidad de nuestro archivo, previa evaluación de las condiciones de infraestructura, volumen y características de la documentación y personal, etc.

Finalmente, por Ley, es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta su eliminación o conservación permanente, de acuerdo a su ciclo vital.