Mobiliarios, Equipo y Materiales para Archivos

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

Esta definición básica nos proporciona en estándar mínimo pero explicito que nos ayuda a una organización, algunas veces con resultados inesperados. La definición también identifica a organizaciones extremadamente complejas, una organización puede ser casual o sumamente compleja.

IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS

El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier a de sus ramas precisa en la comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial).

Permanencia. Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente

Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío.

¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN?

·         Una organización siempre incluye a personas

·         Estas personas están involucradas unas con otras en alguna forma, es decir, están interactuadas.

·         Estas interacciones siempre pueden ser ordinarias o descritas por medio de una clase de estructura.

·         Toda persona en la organización tiene objetivos personales, alguno de los cuales son la razón de sus acciones. Espera que su participación en la organización le ayude a alcanzar sus objetivos.

·         Estas interacciones también puede ayudar a alcanzar, objetivos mal comprendidos quizás distintos pero relacionados con sus objetivos personales.

·         Los miembros trabajan hacia estos objetivos organizacionales con el fin de alcanzar sus objetivos personales. Una organización es un proceso estructurado en el cual interactúan personas para alcanzar objetivos.

MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO

En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y la protección de papales comercial, es decir, lo conocemos básicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino también el control, la utilización la creación y la responsabilidad final de estos. El manejo y control de documentos así como el sistema adecuado para su archivo debe estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y está consiste de la importancia de correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realiza.

Veamos la terminología que se debe de utilizar específicamente en esta ciencia:

Ø  ARCHIVONOMIA. Ciencia en la que se aprende el arte de archivar

Ø  ARCHIVO. Sistema para organizar y ayudar los departamentos en forma ordenada y eficiente en un archivador.

Ø  SISTEMA. Conjunto de normas establecida para el funcionamiento adecuado de algo.

Ø  ARCHIVADOR. Mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos.

Ø  ARCHIVISTA. Persona que tiene a su cargo un archivo.

Ø  ARCHIVO. Sitio donde se custodia o guardan documentos.

Ø  GAVETA. Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma

Ø  un archivador.

Ø  MARBETE. Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.

Ø  GUÍA OGT. Indicador que contiene una gaveta con la letra del alfabeto.

Ø  SECUNDARIOS. Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN

Ø  LINEAL

Está forma de trabajo se caracteriza por que la toma se concentra en una sola persona, la cual toma las decisiones y tiene la responsabilidad básica de mando.

Ø  FUNCIONAL

Cada operario pasa a reportar no solo a su jefe superior sino a varios, pero cada uno a su especialidad.

Ø  STAFF

Este es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta asesoría existen órganos de asesoría.

Función de estructura que cada órgano reparte a un solo y cada órgano.


Lurdes Hernández.